در حقوق ایران، شرکت سهامی خاص ابتدا تأسیس می­ شود و سپس به ثبت می ­رسد. تأسیس شرکت سهامی خاص به حکم ماده­ ی 20 لایحه اصلاحی قانون تجارت 1347 دو مرحله­ ای بوده و به صرف تهیه و امضای مدارک مذکور در ماده قانونی یاد شده و ارائه آن­ها به مرجع ثبت شرکت­ ها، و ثبت شرکت، اقدامات تشکیل شرکت پایان یافته و همه­ ی سرمایه­ گذاران همان مؤسسین هستند. به بیان دیگر شرکت سهامی خاص با انجام تشریفات مقرر در ماده 20 لایحه قانونی که متضمن امضای اساسنامه از سوی سهامداران، پرداخت سرمایه نقدی، انتخاب نخستین اعضای هیأت مدیره و بازرسان و قبول سمت از سوی ایشان، تشکیل گردیده و از شخصیت حقوقی مستقل برخوردار می­ گردد. از زمان تشکیل شرکت سهامی خاص حتی اگر به ثبت نرسیده باشد، شرکت از شخصیت حقوقی مستقل بهره ­مند شده و طلبکاران و اشخاص ثالث دیگر در قبال طلب خویش می ­بایست به شرکت مراجعه نمایند و نه مؤسسین شرکت.

برای تشکیل شرکت سهامی خاص برخلاف سهامی عام تشریفات مفصلی وجود ندارد؛ از جمله اینکه در تشکیل شرکت سهامی خاص، پذیره­ نویسی و دعوت عموم به سرمایه­ گذاری مجاز نیست و اینکه در این نوع شرکت تشکیل مجمع عمومی مؤسس الزامی نیست.

تشریفات تاسیس شرکت سهامی خاص

قانون­گذار برای تأسیس شرکت سهامی خاص تشریفات ساده ­ای را در ماده 20 لایحه اصلاحی مقرر کرده است. اقدامات ذیل برای تشکیل شرکت کافی در نظر گرفته شده است:

1. امضای اساسنامه: شرکای شرکت سهامی خاص بایست شخصاً یا از طریق وکیل، اساسنامه شرکت را امضاء نمایند. فراهم نمودن طرح اساسنامه و تصویب متعاقب آن ضروری نمی ­باشد؛ به دلیل آنکه برخلاف شرکت سهامی عام، در شرکت ­های سهامی خاص اصولاً دوره تأسیس وجود ندارد. بنابراین یکی از دلایل تدوین طرح اساسنامه این است که به منظور آن پذیره ­نویسان از ماهیت شرکتی که قرار است تشکیل گردد مطلع شود در صورتی که بر شرکت سهامی خاص چنین مقرره­ ای صدق نمی ­کند.

2. تعهد سرمایه: حداقل سرمایه شرکت سهامی خاص یک میلیون ریال است که باید تماماً تعهد شود و دست کم 35 % آن به حسابی که در بانک افتتاح می­ شود واریز می­ گردد. مؤسسین شرکت سهامی خاص می ­تواند بخشی از سرمایه اولیه خویش را به صورت آورده غیرنقدی تسلیم نمایند. تقویم و ارزش­ گذاری چنین آورده ­ای با رعایت ماده 82 لایحه اصلاحی با جلب نظر کارشناس رسمی وزارت دادگستری صورت می­ گیرد. تعهد شرکا به پرداخت سرمایه در شرکت سهامی خاص شکل خاصی ندارد؛ مع­ذلک تعهد آن­ها ممکن است به صورت ورقه تعهد هم باشد. برای مثال در مواقعی که شرکا از یکدیگر دورند و می­ خواهند شرکت را به سرعت تشکیل دهند می ­توانند برای کسب تعهد از یکدیگر از این وسیله استفاده کنند. با این حال در حین ثبت شرکت همه آنان باید اظهارنامه مشعر بر تعهد کلیه سهام را امضاء کنند، و الا مدارک ثبت شرکت ناقص خواهد بود ( بند 2 ماده 20 لایحه اصلاحی 1347).

3. انتخاب مدیران و بازرسان: اولین مدیران و بازرس یا بازرسان شرکت را مجمع عمومی مؤسس انتخاب می­ کند (ماده 17 و بند 3 ماده 74 لایحه اصلاحی)؛ اما به دلیل عدم الزام وجود مجمع عمومی مؤسس در شرکت­ های سهامی خاص، انتخاب مدیران و بازرسان شرکت ممکن است از طریق سهامداران انجام شود؛ شرط مهمی که در اینجا می ­بایست خاطر نشان نمود این است که مدیران و بازرسان شرکت سهامی خاص  باید به صورت کتبی قبول سمت کنند.  ماده 109 لایحه اصلاحی 1347 مقرر کرده است : « مدت مدیریت مدیران در اساسنامه معین می­ شود، لیکن این مدت از دو سال تجاوز نخواهد کرد ». پس از تشکیل و ثبت شرکت وظیفه عزل و تغییر بازرسان شرکت سهامی بر عهده مجمع عمومی عادی می­ باشد که با حضور صاحبان سهام تشکیل می­ گردد( ماده 144 لایحه قانونی 1347).

ثبت شرکت در مرجع ثبت شرکت ها

پس از تهیه مدارک و انجام اقدامات مذکور در ماده 20 لایحه اصلاحی، مؤسسین اسناد را به مرجع ثبت شرکت­ها تسلیم و مرجع مزبور پس از بررسی شرایط مندرج در ماده 18 لایحه اصلاحی توسط کارشناسان اداره ­ی ثبت شرکت ­ها و تأیید اقدامات مؤسسین و مدارک تسلیمی نسبت به ثبت شرکت اقدام خواهند نمود.  برای تأسیس شرکت سهامی خاص، تشریفات دیگری ضروری دانسته نشده است. این معنی از تبصره ماده 20 بدین شرح به روشنی به دست می ­آید : (سایر قیود و شرایطی که در این قانون برای تشکیل و ثبت شرکت­های سهامی عام مقرر است در مورد شرکت ­های سهامی خاص لازم ­الرعایه نخواهد بود).

عدم ثبت شرکت سهامی خاص بعد از تشکیل

این مسئله نیز بایست متصور شود که اگر شرکت سهامی خاص پس از تشکیل به ثبت نرسد چه وضعیتی خواهد داشت. با وجود اشتراک عمده ­ی مواد لایحه اصلاحی میان شرکت­ های سهامی عام و خاص، در ماده 19 لایحه اصلاحی در مورد شرکت سهامی عام مقرر شده که اگر تا شش ماه از تاریخ تسلیم اظهارنامه موضوع ماده 6 لایحه شرکت به ثبت نرسد، هر کدام از مؤسسان و پذیره ­نویسان می­ توانند آورده ­های خود را مسترد کنند؛ امری که به منزله­ ی انحلال شرکت است. همان­طور که اشاره شد، اعم مقررات لایحه اصلاحی میان این دو قسم شرکت مشترک است،پس در نتیجه مقررات ماده 19 لایحه قانونی 1347 جزء مقرراتی نیست که قانون­گذار در تبصره ماده 20 این لایحه اجرای آن را نسبت به شرکت سهامی خاص لازم نداسته باشد، بلکه بالعکس در مورد شرکت­ های سهامی خاص نیز لازم الرعایه است. رعایت بازه­ ی زمانی شش ماه مقرر در ماده 19 را باید از تاریخی احتساب کرد که شرکت تشکیل می­ شود؛ یعنی از تاریخ انجام دادن اقداماتی که برای تشکیل شرکت سهامی خاص ضروری است.

 بنابراین، هرگاه مدیران شرکت تا شش ماه از تاریخ تشکیل شرکت آن را به ثبت نرسانند، شرکت را باید منحل شده تلقی کرد و سهام­داران محق خواهند بود مطابق مقررات ماده 19 لایحه قانونی 1347 وجوه پرداختی خود را دریافت کنند. البته این نکته را نبایست فراموش کرد که دریافت وجوه از طرف آنان بدین معنا نیست که در مقابل اشخاص ثالث مسئولیتی ندارند. ماده 23 لایحه اصلاحی مقرر می ­کند که « مؤسسین شرکت نسبت به کلیه اعمال و اقداماتی که به منظور تأسیس و به ثبت رسانیدن شرکت انجام می ­دهند مسئولیت تضامنی دارند». در شرکت ­های سهامی خاص، سهام داران اولیه شرکت مؤسسان شرکت تلقی می ­شوند.

مدارک لازم جهت پذیرش شرکت سهامی خاص

1. تکمیل دو نسخه اظهارنامه شرکت سهامی خاص

2. تکمیل دو نسخه اساسنامه شرکت سهامی خاص 

3. ارائه دو نسخه صورتجلسه مجمع عمومی مؤسسین

4. کپی شناسنامه برابر اصل شده تمامی اعضای هیات مدیره و سهامداران و بازرسین (در دفاتر اسناد رسمی) و یا وکیل رسمی شرکت

5. کپی کارت ملی برابر اصل شده تمامی اعضای هیئت مدیره و سهامداران و بازرسین (در دفاتر اسناد رسمی) و یا وکیل رسمی شرکت

6. درصورتی­که اعضاء هیئت مدیره یا سهامداران اشخاص حقوقی باشند، ارائه کپی آخرین روزنامه رسمی  شخص حقوقی و نامه معرفی نماینده (در سربرگ شرکت) و کپی شناسنامه و کپی کارت ملی برابر اصل ­شده نماینده شخص حقوقی

7. در صورت داشتن سهامدار خارجی برای اشخاص حقیقی ارائه کپی برابر اصل پاسپورت و برای اشخاص حقوقی ارائه گواهی ثبت شرکت نزد مرجع ثبت ­شده حاوی آخرین وضعیت شرکت و همچنین ارائه اصل و ترجمه وکالتنامه و اختیارنامه وکیل سهامدار خارجی (اعم از حقیقی و حقوقی)

8. ارائه گواهی عدم سوء پیشینه کیفری کلیه اعضای هیات مدیره، مدیرعامل و بازرسان شرکت از طرف متقاضی ثبت شرکت (مراکز پلیس +10).

9. ارائه اقرارنامه در متن صورتجلسه جهت کلیه اعضای هیات مدیره و مدیرعامل شرکت مبنی بر اینکه مشمول ممنوعیت­ های مندرج در اصل 141 قانون اساسی نبوده و هیچگونه ممنوعیت قانونی موضوع مواد 111 و 126 قانون تجارت برای آنها جهت عضویت در هیات مدیره و مدیرعاملی وجود ندارد. در پایین بند نمونه اقرار­نامه ­آورده­ شده ­است:

  نمونه متن اقرارنامه : کلیه اعضا هیئت مدیره و مدیر عامل اقرار نمودند مشمول ممنوعیت­ های مندرج در اصل 141 قانون اساسی و مواد 111 و 126 لایحه اصلاحی قانون تجارت نمی ­باشند.

10. ارائه اقرارنامه بازرس یا بازرسان در متن صورتجلسه مبنی بر اینکه هیچگونه نسبت فامیلی اعم از نسبی و سببی با مدیران و مدیرعامل شرکت تا درجه سوم از طبقه اول و دوم ندارند و خود و یا همسرشان نیز از مدیران و مدیرعامل شرکت بطور موظفی حقوق دریافت نمی­ دارند. در صورت کشف خلاف مشمول بند 3 ماده 243 لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت خواهد بود. ارائه گواهی عدم سوء پیشینه کیفری کلیه اعضای هیات مدیره، مدیرعامل و بازرسان شرکت از طرف متقاضی ثبت لازم می ­باشد.

11. ارائه اصل وکالتنامه یا کپی برابر اصل وکالتنامه

12. ارائه اصل قیم­نامه یا کپی برابر اصل قیم نامه

13. پرداخت فیش 40/000 ریال بعنوان هزینه

14. ارائه گواهی بانکی مبنی بر پرداخت حداقل 35% سرمایه اولیه شرکت